Hướng dẫn cách lọc trùng trong google sheets 2021

Đối với tuyển dụng cũng như các lĩnh vực khác, chúng ta thường dùng Google biểu mẫu để lấy data ứng viên hay khách hàng. Kết quả sẽ lưu vào Google Sheets giống như Excel chắc chắn việc trùng lặp dữ liệu là không bao giờ tránh khỏi. Vậy làm sao để lọc trùng trong Google Sheets? Excel thì bạn dễ tìm trên internet tuy nhiên Google Sheets thì cách lọc có khác. Cùng theo dõi bài viết nhé!

Ngày đăng: 21-02-2021

18 lượt xem

Highlight các dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets

Để tìm dữ liệu trùng nhau trong Google Sheets, chúng ta chọn cột chứa dãy dữ liệu. Nhấp vào Định dạng chọn Định dạng theo điều kiện.

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Highlight (tìm) các dữ liệu trùng nhau

Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, chúng ta điền công thức như hình bên dưới.

 

Điền công thức

Điền công thức

=Countif(A:A;A1)>1

Chú ý: nếu dấu ” ; ” không đúng với máy của bạn thì hãy sửa thành dấu ” , ” nhé. Sửa chữ A thành chữ của cột bạn đang định dạng trong file của bạn.

Cách lọc trùng trong một cột trên Google Sheets

Một trong những trường hợp phổ biến nhất mà chúng ta thường thấy khi sử dụng Google Sheets là đánh dấu bằng màu sắc dữ liệu trùng nhau trong một cột.

Ví dụ: Trong bảng dữ liệu phía dướibạn phải cần đánh dấu tất cả các tên trùng lặp trong cột A.

Hướng

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần đánh dấu (không gồm có tiêu đề).

Bước 2: Truy cập vào menu Format.

Hướng

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Conditional formatting.

Hướng

Bước 4: Trong hộp thoại Conditional formatting hiển thị ở khung bên phải, bấm nút Add another rule.

Hướng

Bước 5: Đảm bảo rằng phạm vi (nơi cần đánh dấu các ô trùng lặp) là chuẩn xác. Trong trường hợp cần phải chọn lại, bạn có thể khác biệt phạm vi tìm kiếm đánh dấu tại mục Apply to range bằng cách bấm vào biểu tượng các ô vuông nhỏ ở bên phải để chọn lại, hoặc nhập vào phạm vi tìm kiếm bằng thủ công.

Hướng

Bước 6: Bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại mục Format cells if và chọn tùy chọn Custom formula is.

Hướng

Bước 7: Trong khung trống ngay phía dưới, hãy nhập vào bí quyết sau:

=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)>1

Hướng

Bước 8: Tại khung Formatting style phía dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn sẽ chỉ định các màu khác cũng như các giống như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu.

Hướng

Bước 9: Bấm nút Done để hoàn tất.

Hướng

Các bước trên sẽ đánh dấu tất cả các ô có tên trùng lặp bằng màu được chỉ định.

Hướng

Ưu điểm lớn nhất của cách này đó là điều kiện áp dụng có tính năng động. Việc này có nghĩa là trong trường hợp bạn thay đổi dữ liệu trong bất kỳ ô nào, định dạng sẽ tự động cập nhật. Ví dụ: nếu như bạn xóa một trong những tên trùng lặp thì mục đánh dấu của tên đó (trong ô khác) cũng sẽ biến mất vì tên đấy giờ biến thành độc nhất.

Lưu ý:

Khi bạn sử dụng tùy chỉnh trong Conditional formatting, nó sẽ kiểm tra từng ô bằng công thức được chỉ định. Nếu như công thức trả về TRUE thì ô đấy có thể được đánh dấu ở định dạng được chỉ định và nếu như trả về FALSE thì sẽ không đánh dấu.

Trong ví dụ trên, mỗi ô được chọn nếu như tên xuất hiện nhiều lần trong phạm vi, nó sẽ trả về TRUE cho công thức COUNTIF và ô sẽ được đánh dấu. Còn nếu khác, ô đó sẽ không thay đổi.

Trong trường hợp bạn muốn xóa bỏ các ô được đánh dấu chỉ cần loại bỏ định dạng có điều kiện. Để thực thi việc này, hãy chọn các ô đã áp dụng định dạng, truy cập vào menu Format > Conditional Formatting và xóa các quy tắc khỏi hộp thoại Conditional format rules ở khung bên phải là xong.

Cách lọc trùng trong nhiều cột trên Google Sheets

Trong trường hợp bạn có bảng dữ liệu Google Sheets với rất nhiều dữ liệu và muốn đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột thì phía dưới là cách thực hiện.

Cho dù bạn vẫn có thể dùng định dạng có điều kiện để đánh dấu các tên trùng lặp (sẽ là tên xuất hiện nhiều lần trong tất cả ba cột được kết hợp lại).

Phía dưới là các bước để đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột của bảng dữ liệu Google Sheets:

Đầu tiên các bạn thực hiện các bước từ Bước 1 đến Bước 6 như cách đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột ở trên.

Bước 7: Trong khung trống ngay phía dưới, hãy nhập vào bí quyết sau:

=COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1

 

Hướng

Bước 8: Tại khung Formatting style phía dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, tuy nhiên bạn sẽ chỉ định các màu khác cũng như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu.

Hướng

Bước 9: Bấm nút Done để kết thúc.

Các bước trên sẽ đánh dấu các ô nếu tên trong ô đấy xuất hiện nhiều lần trong tất cả ba cột đã chọn.

Hướng

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng trên google sheets

Hiếu chèn phía trên một hàng để đặt tên nhé. Tại ô kế bên đầu tiênbạn điền công thức như hình dưới, sau đấy kéo công thức xuống hết nguyên cột.

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

Lọc ra dữ liệu trùng hoặc không trùng

=countif(A:A;A2)=1

Lúc này TRUE là các dữ liệu không bị trùng, còn FALSE là các dữ liệu bị trùng nhau. Chúng ta nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc.

Nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc

Nhấp vào dãy số 1 để chọn dãy tên, nhấp Dữ liệu và chọn Bộ lọc

Tiếp theo nhấp vào nút lọc. Bây giờ chúng ta muốn xem dữ liệu không trùng nhau thì giữ lại TRUE, còn muốn xem dữ liệu bị trùng nhau thì giữ lại FALSE.

Không trùng nhau thì giữ lại TRUE, trùng nhau thì giữ lại FALSE

Không trùng nhau thì giữ lại TRUE, trùng nhau thì giữ lại FALSE

Và kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE – dữ liệu không trùng.

Kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE

Kết quả thu được khi chúng ta giữ lại TRUE

Tuy nhiên cách này chưa phải là tối ưu. Chúng ta chỉ xem được trùng hoặc không trùng. Điều mà chúng ta muốn chính là một danh sách rất đầy đủ dữ liệu, chỉ lọc bỏ đi những dữ liệu bị lặp 2 lần trở lên. 

Tổng kết

Vậy là chúng tôi vừa hoàn tất giới thiệu tới các bạn cách lọc trùng trong google sheets. Nếu như còn bất cứ vướng mắc gì, bạn sẽ kéo lên xem kỹ lại cho đến khi thuần thục. Chúc các bạn thành công!

Nguồn: Tổng hợp
 

 

Lượt truy cập

Tổng truy cập 756,224

Đang online5